Автоматизация рабочего места
Смысл понятия “Автоматизация рабочего места” не особенно ясен.
С АРМ как таковым все просто - “автоматизированное рабочее место” это программно-аппаратная оболочка для выполнения некоего тупого по своей сути процесса, полностью описанного в соответствующих инструкциях.
Типичный АРМ нацелен на какой-либо тип действий, например:
- регистрация событий, документов, посетителей и т.п.
- поиск и выдача информации по запросу
- проектирование, расчеты
Все эти типы действий могут пересекаться, объединяться, переходить один в другой. Суть в том, что есть инструкция - есть АРМ, нет инструкции - АРМа тоже нет 
Птица-секретарь
Но рассмотрим, к примеру, автоматизацию рабочего места секретаря.
В самом примитивном варианте это бумажный органайзер или тетрадь, телефон/факс, стопка бумажек “Вам звонили” и столетней давности компьютер с убогим монитором, используемый как пишущая машинка. В особых случаях компьютер и монитор могут быть новехонькие и дорогущие, ну вы поняли.
Автоматизация подразумевает автоматизацию рутинных процессов. В частности, можно с ходу предложить следующие усовершенствования:
- факс-модем; внедрение его невозможно без личной заинтересованности (я, например, терпеть их не могу и предпочитаю классический факсимильный аппарат, пусть он и вчетверо дороже, и бумагу ест как не в себя); на ночь его можно оставлять принимать спамные факсы, чтобы не тратить бумагу
- сканер - необходимая принадлежность безбумажного документооборота, пусть даже он и будет использоваться только для сканирования бумаг, без прямой интеграции в СЭД (зачем платить лишнее)
- включите секретаря в CRM. Звонки идут от клиентов, информацию надо сразу заносить в соответствующие разделы базы данных. Задания и сообщения о звонках должны доставляться менеджерам в удобное для них время. Система электронного документооборота может быть продвинутой, а может и не особо - да даже на обычной электронной почте можно наладить отличную систему оповещений!
- система резервирования места в переговорной… здесь придется постараться, потому что простой файл электронной таблицы в общем доступе - не катит. Но всегда можно найти примитивный и эффективный выход - скачайте и поставьте групповой веб-календарь, если у вас еще нет groupware.
- …чай. Вот чай автоматизировать нельзя. Его должна доставлять секретарь лично.
Из перечисленного можно сделать вывод о том, что автоматизация имеет целью совершенствование коммуникаций. Доставка отделяется от отправки, сообщения терпеливо ждут, пока адресат с ними ознакомится. Необходимость в копировании бумаг устраняется, так как к электронному документу дается доступ всем заинтересованным лицам. Ну и, наконец, секретарям становится веселее жить
Leave a Reply
You must be logged in to post a comment.