Электронный архив предприятия
База данных иллюстраций
На SQL.RU человек спросил:
Есть необходимость сделать такую базу, чтобы даже самый простой пользователь мог найти иллюстрацию по ключевому слову. По сути внутреиздательский Гугл. Сервер взяли и заполняем.
Прошу совета, какой выбрать программный продукт=оболочку.
И многопользовательская, и удобная?.. А в каком формате иллюстрации? И как их много?
Надо ведь еще теги расставлять… это значит, или система документооборота с атрибутами документов, поиском и все такое, или как эрзац-вариант вики – класть в нее превьюшку, подробное текстовое описание и ссылку на файл…
Организационная проблема в том, что для удобства поиска в такой базе надо прикладывать большие усилия по ее наполнению.
Но это все не так важно.
Важен вопрос, который не прозвучал. Вопрос этот такой:
А зачем?
Как минимум, следует понять место обсуждаемой базы данных в общем информационном пространстве организации.
Потому что может оказаться, что надо знать, в каких публикациях какие иллюстрации были (и были ли) использованы.
Может также оказаться важным знать, кто автор картинки или фотографии, и что еще принадлежит данному автору, и когда и сколько заплачено, и на каких условиях автор работает, и каково мнение сотрудников о разнообразных качествах автора иллюстрации. И какие права принадлежат редакции.
Обязательно надо оценить первоначальный объем и темпы роста базы данных. Вполне может оказаться, что ни по деньгам, ни по трудозатратам полноценную систему внутрииздательского документооборота эта контора не потянет. А обойдется обыкновенным файл-сервером с разложенными по каталогам файлами. Файлы, кстати, могут быть еще те – на сотни мегабайт.
Все сказанное относится к процессу создания электронного архива любого предприятия.
Электронный архив – что это вообще такое?
В широком смысле, электронный архив – все данные на электронных носителях, что у предприятия есть.
В узком смысле – это база данных электронных документов, имеющих типичные для архива атрибуты (карточки документов) и содержащих различную неструктурированную информацию – тексты, графические файлы, другие данные.
Смысл существования архива двоякий:
- сохранить данные;
- обеспечить удобный быстрый поиск,
однако второе требование может входить в противоречие с требованием осмысленности затрат на содержание и пополнение архива. И если ресурсов на полноценную СЭД нет (а архив – это в общем-то часть СЭД, место, куда сваливаются обработанные документы), то придется юзать эрзац-вариант.
Файл-сервер, на котором по иерархической структуре каталогов разложены сканы документов с длинными именами, даваемыми по строго соблюдаемой инструкции – это очень даже хороший вариант. Поиск в нем осуществляется по дереву каталогов, по именам файлов. Для поиска по содержимому (как минимум, по содержимому текстовых документов) можно использовать Google Desktop, держа копию архива на достаточно мощном десктопе.
Leave a Reply
You must be logged in to post a comment.